Tietosuoja PTU-Rakenne Oy:n toiminnassa

 

 

Tietosuoja eri osa-alueineen on osa PTU-Rakenne Oy:n päivittäistä liiketoimintaa ja henkilötietojen käsittelymme on suunnitelmallista ja ajantasaista. Sitoudumme toiminnassamme suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä, pidämme osaamisemme ja toimintamallimme ajan tasalla ja huolehdimme tietosuojalainsäädännön toteutumisesta toiminnassamme.

 

Tietosuojakäytäntömme ovat kaikkien saatavilla internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot pyynnöstä rekisteröidylle.

 

Tässä selosteessa käsitellään asiakasrekisteriin kerättäviä tietoja sekä käyttötarkoituksia. Tietosuojadokumentaatiota päivitämme tarvittaessa ja muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme. Muutospäivämäärä on mainittu selosteessa.

 

Olemme analysoineet tietosuoja-alan asiantuntijan kanssa henkilötietojen käsittelyn toiminnassamme ja määritelleet henkilötietojen käsittelyn periaatteet. Periaatteita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus.

 

Kerättävät tiedot, niiden elinkaari sekä tekninen tallennusympäristö on määritelty.

Henkilötietojen käsittelijät on määritelty ja tietoihin pääsy on rajattu vain henkilöille, joiden työnkuva vaatii tietojen käsittelyä. Henkilötietoja käsitellään PTU-Rakenteen ulkopuolella vain sopimussuhteissa olevien yhteistyötahojen toimesta.

 

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien prosessien lisäksi olemme kiinnittäneet huomiota teknisiin ratkaisuihin ja huolehdimme siitä, että käytössämme on vain turvallisia ja ajantasaisia teknologioita.  Velvoitamme myös kaikki alihankkijamme ja sopimuskumppanimme täyttämään laatuvaatimuksemme.

 

Rekisteröity voi käyttää kaikkia Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan rekisteröidyn pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi rekisteröidylle. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

 

Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme ja ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuilla sekä tietosuojaselosteessa.

1. Rekisterinpitäjä

PTU-Rakenne Oy (y-tunnus: 0890149-5)
Suotie 22 A
02330 Espoo
Puhelin: 040 5454 819

Sähköposti:[PV1]  tuomas.ullakko@ptu-rakenne.fi

2. Rekisterin nimi

PTU-Rakenne Oy:n asiakasrekisteri

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään ennalta määriteltyjen käyttötapausten mukaisesti, kuten asiakkuuksien hoitamiseen, asiakasviestintään, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen ja analysointiin, lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen, markkinointiin sekä liiketoiminnan suunnitteluun. 

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä rekisterinpitäjän valikoimien yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

4. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joita voivat olla:

  • etu- ja sukunimi

  • yrityksen nimi

  • y-tunnus

  • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa) 

  • asiakassuhteen alkamis- ja/tai päättymisajankohta

  • uutiskirjeen tilaajat

  • rekisteröityyn kohdistetut mainoskampanjat sekä tuotetiedot ja ohjeistukset sekä muu viestintä

  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

  • valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot sekä ostojen tiedot

  • asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito

  • tilatun palvelun tiedot

  • suoramarkkinointiluvat ja – kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot

  • käyttäjäanalyysitiedot

  • edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytys

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen aikana sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä henkilötietoja käsiteltäessä. Henkilötietoja kerätään myös verkkosivustolla olevan lomakkeen kautta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun se on tarpeellista käyttötarkoituksen mukaisen tarpeen toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysajassa huomioidaan myös lainsäädännön asettamat aikarajat.

 

6. Rekisterin suojaus

Rekisteritietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Tietoliikenneratkaisut ovat tietoturvallisia ja ajantasaisia. Manuaalisia aineistoja käsitellään ainoastaan ennalta määritellyissä tilanteissa ja säännönmukaisesti. Manuaalisiin henkilötietoja sisältäviin arkistoihin pääsy on rajoitettu.

 

Rekisterinpitäjä huolehtii, että vain sellaisilla rekisterinpitäjän työntekijöillä tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy henkilötietoja sisältäviin tietoihin, joille se työtehtävien hoitamisen vuoksi on tarpeen. Henkilötietojen käsittelyyn liittyviin poikkeamiin reagoidaan ja tietoturvaloukkauksia varten on laadittu toimintamalli.

 

7. Tietojen luovutus ja siirto  

Henkilötietoja käsitellään PTU-Rakenne Oy:n ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen toimesta. Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista rekisteröidyn etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

8. Rekisteröidyn oikeudet  

Tietosuoja‐asetuksessa säädetään rekisteröidyn oikeuksista koskien tietojen saamista, oikaisemista, rajoittamista, poistamista ja siirtämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus, mikäli hän katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista.

Rekisteröity voi käyttää kaikkia näitä tietosuoja‐asetuksen mukaisia oikeuksiaan:

  • Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekistereihin

  • Oikeus pyytää virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista

  • Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

  • Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä

  • Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä toiseen järjestelmään

  • Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

 

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen:  tuomas.ullakko@ptu-rakenne.fi

 

Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

 

 8. Evästeet ja analytiikka

PTU-Rakenne Oy:n ylläpitämällä sivustolla käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Eväste sisältää nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voi tunnistaa sivustolla vierailevan selaimen. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta, eikä evästeitä voi käyttää haittaohjelmien levittämiseen.

 

Käyttäjää ei voida tunnistaa evästeiden avulla.

 

Evästeitä käytetään sivuston tarjoamiseen, sekä sivuston kehittämiseen. Evästeiden avulla voidaan analysoida sivuton käyttöön liittyviä tietoja. Evästeitä voidaan hyödyntää myös mainonnan kohdentamisessa.

 

Sivuston käyttäjä voi estää evästeiden käytön muuttamalla omia selainasetuksiaan tai tyhjentää evästeet omasta selaimestaan. Tällöin on kuitenkin syytä huomioida, että evästeiden estäminen tai poistaminen voi vaikuttaa haitallisesti tai estää kokonaan sivuston käytön.

 

Sivustolla on käytössä Googlen analytiikkatoiminteita. Tietoja ei luovuta ulkopuolisille. Google Analytics voi luovuttaa tietoja myös kolmansille osapuolille, mikäli se käyttää kolmansia osapuolia kerätyn tiedon käsittelijöinä tai mikäli laki vaatii tietojen luovuttamista. Google ilmoittaa, että se tallentaa vain ei-yksilöiviä tietoja eli se ei yhdistä kerättyjä tietoja yksittäiseen henkilöön. Google Analytics käyttää enimmäkseen ensimmäisen osapuolen evästeitä sivustoanalytiikkapalvelun tuottamiseksi.